Скорочення витрат на друк у вашому бізнесі

За даними фірми з розвідки ринку, IDC, витрати, пов'язані з друком, становлять 1-3% річного обороту підприємств. Проте, можливо, знизити витрати на друк, прийнявши комплексний підхід та зміни робочих звичок. Ось кілька способів змінити процес друку та прийняття найкращих практик.

Оптимізація процесу друку

Ревізуйте свої потреби

Зробити інвентаризацію кількості принтерів, визначити тип друку, об'єм друкованих сторінок кожного місяця та вартість витратних матеріалів (наприклад, папір, тонери для принтерів)

Оцініть реальні потреби користувачів, включаючи можливе використання додаткових функцій (копіювання, сканування, факс і т.д.)
Розглянемо заміну деяких процесів, пов'язаних з друком (пріоритетність використання цифрових копій документа, коли це можливо).
Розглянемо централізацію друку на багатофункціональних системах або аутсорсинг їх до спеціалізованого постачальника (для певного типу роздруківки).
Цей етап аналізу може допомогти виявити проблеми в процесі друку (невідповідне обладнання, надмірність, погана практика працівників).

Зменшіть кількість принтерів і виберіть багатофункціональні пристрої

Використання окремих принтерів зазвичай викликає кілька проблем:

Додаткові витрати (наприклад, чорнило, досить низька продуктивність, важливіші витрати на ремонт)
Ризик неоднорідності серед обчислювальних ресурсів (різні налаштування)
Місцеві перевантаження
Рекомендується використання багатофункціональних принтерів, але це передбачає підготовку працівників (технічні знання в багатофункціональних пристроях, прийняття змін у роботі).

Витратні витрати, пов'язані з багатофункціональними пристроями

На додаток до численних технічних критеріїв, які необхідно оцінити перед вибором багатофункціонального принтера, важливо враховувати вартість витратних матеріалів (і частоту оновлення картриджів / тонерів) і покупну ціну пристрою.

Тому важливо перевірити:

Місткість друку картриджів
Наявність окремих резервуарів для чорнила.

Нагадування: лазерні принтери дешевше використовувати, ніж струменевий принтер (хоча вони і дорожче придбати).

Прийняття найкращої практики.

Заохочуйте двосторонній друк

Згідно з дослідженням Gartner, використання дуплексного друку може зменшити споживання паперу до 30% на підприємствах. Ця функція підтримується MFP.

Використовуйте "багаторазове друк"

Ця функція пропонується на певному принтері, зменшує розмір сторінок для друку, а також розміщує їх на одному аркуші меншого розміру (До чотирьох сторінок на одному аркуші паперу). Це особливо доречно, якщо ви просто хочете мати "огляд" документа.

Переглянути документ перед друком

Функція, доступна для більшості настільних програм, дозволяє швидко перевірити, чи не містить документ (або веб-сторінка) непотрібні області друку, що призводить до споживання занадто багато чорнила (зображення, кольори, додатки тощо ...).

Вибірковий друк у чорно-білому

Текстові процесори дозволяють вибирати та друкувати певні сторінки ваших документів. Параметри друку також можуть виключати графіку та зображення для економії чорнила.

Уникайте копіювання та вставки з веб-браузерів

Виконання копіювання і вставлення вмісту веб-сторінки на сторінку текстового процесора зазвичай призводить до втрати декількох відомостей: картинок, формату статті, типографічних правил і т.д.

Результат часто є незадовільним і призводить до надмірного споживання паперу для отримання адекватного рендеринга.

Проте веб-переглядачі (Internet Explorer, Firefox, Google Chrome і Safari) пропонують або розширення, або функціональність для коректного друку веб-сторінок.

Архів документів у форматі PDF / A

Формат PDF є визнаним стандартом для безпаперового подання документів з юридичною / технічною вартістю.

Документи на паперових носіях не завжди необхідні, а створення PDF-файлу дозволяє уникнути непотрібного споживання паперу.

PDF / A-1 визнається правильним форматом для довгострокового архівування документів. Він може генеруватися з вільних (OpenOffice) або ліцензованих програм.